5 Motivos para contratar uma Empresa de Organização de Eventos

5 Motivos pelos quais deve contratar uma Empresa de Organização de Eventos

Um dos melhores momentos para a sua empresa se aproximar dos seus clientes, colaboradores ou parceiros é sem sombra dúvida um evento. Neste artigo vamos apresentar 5 motivos pelos quais deve contratar uma empresa de organização de eventos.

Seja o evento corporativo, business meeting, team building ou de qualquer outro tipo é da maior importância aproveitar este acontecimento para aumentar o nível de envolvimento e consolidar a perceção que existe da sua organização.

Trata-se de uma oportunidade única para estreitar relações, partilhar experiências, conhecimento e potenciar novos negócios.

Para que tudo isto aconteça é importante garantir um planeamento efetivo e um bom funcionamento das partes envolvidas.

1.Planeamento

O planeamento de um evento é tão como a sua organização. Torna-se indispensável para garantir que o evento cumpre os seus objetivos. Ao contratar uma empresa de Organização de Eventos, haverá lugar à realização de um briefing, havendo troca de impressões sobre a melhor forma de levar o seu evento a bom porto, dentro do budget definido.

2.Redução de Custos

Ao contratar uma empresa de organização de eventos terá a garantia que a mesma tratará de efetuar uma recolha de orçamentos junto dos parceiros mais adequados para cada função associada ao seu evento. Depois desta recolha será realizada uma escolha criteriosa das propostas apresentadas, com recurso a critérios exigentes.

Adicionalmente, liberta os seus recursos humanos para se dedicarem a outras tarefas.

3.Redução do Risco

Um evento acontece normalmente durante algumas horas, em determinada altura do ano é portanto uma oportunidade única de aproveitar o tempo dos seus convidados e o voto de confiança que depositaram em si.Não há nada mais frustrante do que investir tempo, dinheiro e recursos num evento e depois perceber que defraudou as expectativas dos seus clientes.Basta um atraso no check-in ou um problema no fornecimento do catering para frustrar expectativas.Ao longo dos anos um organizador de eventos desenvolve uma rede de parceiros sólidos e credíveis o que só por si reduz o risco associado em seu evento.

4.Event Manager

É muito desgastante abarcar com a responsabilidade de coordenar um evento. A pressão que recai sobre a necessidade de manter as partes coordenadas retira qualquer hipótese de se envolver com os seus clientes durante o evento.Ao trabalhar com um organizador de eventos, terá a possibilidade de ter um ou mais Event Managers que tratam de garantir que tudo corre conforme esperado, libertando-o a si para se focar nos seus convidados.

5.Pós-Evento

Terminado o evento, é altura de tratar de todo trabalho administrativo… Verificar faturas, conferir notas de encomenda, serviços efetivamente prestados entre outras são tarefas consumidoras de tempo e até alguma paciência, algo que terá que assegurar caso não trabalhe com uma empresa de organização de eventos.